Strategi Mengontrol Biaya Overhead Secara Efisien

Mengontrol biaya overhead adalah langkah penting yang harus dilakukan oleh setiap pemilik usaha agar operasional bisnis tetap efisien dan profitabilitas terjaga. Biaya overhead adalah biaya tidak langsung yang mendukung aktivitas produksi dan operasional, seperti listrik, sewa gedung, gaji staf non-produktif, dan biaya perawatan mesin. Jika tidak diawasi secara berkala, biaya overhead bisa membengkak tanpa disadari dan menggerus margin laba perusahaan.

Apa Itu Biaya Overhead dan Mengapa Harus Dikontrol?

Biaya overhead adalah pengeluaran yang tidak berhubungan langsung dengan produksi barang, tetapi tetap dibutuhkan agar proses operasional berjalan lancar. Berbeda dengan biaya langsung seperti bahan baku atau upah tenaga kerja langsung, biaya overhead bersifat tidak kasat mata dalam satuan produk, namun tetap memberikan kontribusi signifikan terhadap total biaya.

Contoh biaya overhead:

• Sewa kantor dan gudang
• Tagihan listrik dan air
• Biaya pemeliharaan mesin
• Gaji bagian administrasi dan keamanan
• Alat tulis kantor dan peralatan pendukung

Mengapa perlu dikontrol? Karena semakin besar skala bisnis, semakin kompleks pula aliran pengeluaran overhead-nya. Tanpa sistem yang baik, perusahaan bisa merugi meski penjualannya stabil.

Jenis-Jenis Biaya Overhead yang Perlu Diawasi

Dalam proses mengontrol biaya overhead, langkah awal yang wajib dilakukan adalah memahami dan mengklasifikasikan jenis-jenis biaya overhead yang terjadi di dalam bisnis. Dengan pembagian yang tepat, kamu bisa menyusun anggaran, menganalisis pemborosan, serta mengambil keputusan penghematan berdasarkan kategori biaya yang relevan. Secara umum, biaya overhead dikelompokkan ke dalam tiga jenis utama:

1. Overhead Tetap (Fixed Overhead)

Overhead tetap adalah biaya yang besarannya tidak berubah meskipun volume produksi naik atau turun. Artinya, biaya ini akan tetap muncul dan harus dibayar rutin setiap periode, terlepas dari berapa banyak unit yang diproduksi atau dijual.

Contoh umum overhead tetap:

• Sewa gedung atau pabrik
• Asuransi usaha
• Gaji pegawai tetap non-produktif (seperti staf administrasi dan manajer)
• Penyusutan aset tetap (mesin, bangunan)

Mengapa penting diawasi?

Karena biaya ini bersifat tetap, maka kontrolnya lebih berfokus pada efisiensi pemanfaatan. Misalnya, jika pabrik menyewa gedung besar tetapi kapasitas produksinya tidak optimal, maka biaya tetap ini menjadi beban berat dalam perhitungan harga pokok dan profitabilitas.

2. Overhead Variabel (Variable Overhead)

Overhead variabel adalah biaya yang berubah-ubah tergantung pada tingkat aktivitas produksi atau operasional. Semakin tinggi aktivitas (produksi meningkat, jam kerja bertambah, penggunaan bahan tinggi), maka biaya ini ikut meningkat, begitu juga sebaliknya.

Contoh overhead variabel:

• Tagihan listrik dan air
• Bahan habis pakai seperti pelumas, kemasan, tinta printer
• Biaya lembur tenaga kerja tidak langsung
• Biaya konsumsi atau transportasi operasional yang fluktuatif

Mengapa penting diawasi?

Biaya overhead variabel sering kali menjadi penyebab tak terlihat dari pemborosan. Karena sifatnya yang fluktuatif, kamu harus membandingkan realisasi dengan rasio produktivitas (misal, biaya listrik per unit produk), untuk mengetahui apakah penggunaan sumber daya sudah efisien.

3. Overhead Semi-Variabel (Semi-Variable Overhead)

Overhead semi-variabel adalah jenis biaya yang memiliki komponen tetap dan variabel sekaligus. Artinya, ada biaya dasar yang selalu muncul, dan biaya tambahan yang hanya terjadi jika ada kenaikan aktivitas.

Contoh overhead semi-variabel:

• Biaya perawatan mesin: ada jadwal rutin (tetap), tapi bisa meningkat jika frekuensi produksi meningkat.
• Telepon dan internet: ada biaya langganan bulanan (tetap), ditambah biaya pemakaian tambahan (variabel).
• Biaya keamanan dan logistik tambahan saat proyek besar berlangsung.

Mengapa penting diawasi?

Biaya ini bisa tampak kecil di awal tapi melonjak saat aktivitas meningkat. Oleh karena itu, perlu dilakukan perhitungan proyeksi biaya secara lebih detail saat volume produksi meningkat, agar tidak terjebak dalam overcosting.

Baca juga: Perbedaan Harga Pokok Produksi dan Harga Pokok Penjualan

Tanda-Tanda Biaya Overhead Tidak Terkontrol

• Margin laba terus menurun walau penjualan stabil
• Biaya operasional naik tapi tidak sebanding dengan peningkatan produktivitas
• Banyak pengeluaran kecil tanpa dokumentasi jelas
• Rasio biaya tetap terhadap pendapatan tidak konsisten

Jika tanda-tanda ini terjadi, maka saatnya kamu mengevaluasi bagaimana cara mengontrol biaya overhead secara sistematis.

Baca juga: Analisis Break-Even Point (BEP) dalam Perusahaan Manufaktur

Strategi Mengontrol Biaya Overhead Secara Efisien

Mengontrol biaya overhead bukan hanya soal pemangkasan anggaran secara membabi buta. Justru, pendekatan yang tepat adalah mengoptimalkan biaya berdasarkan nilai guna dan produktivitasnya. Berikut ini strategi yang terbukti efektif dan bisa diterapkan oleh perusahaan dari berbagai skala:

1. Lakukan Audit Biaya Rutin

Langkah pertama dalam mengontrol biaya overhead adalah melakukan audit internal secara berkala. Audit ini bertujuan untuk mengidentifikasi pengeluaran tidak efisien, duplikasi biaya, atau pemborosan kecil yang kerap terabaikan.

Penjelasan lebih lanjut:

• Audit bisa dilakukan bulanan atau per kuartal, tergantung skala dan kompleksitas perusahaan.
• Fokus audit tidak hanya pada nilai besar, tapi juga pada biaya kecil yang sifatnya rutin (seperti ATK, transportasi lokal, snack kantor).
• Gunakan laporan keuangan terperinci dari software akuntansi agar audit berbasis data, bukan persepsi.

Manfaat utama:

• Menemukan pengeluaran yang bisa dihapus atau diganti dengan solusi lebih hemat.
• Memberi dasar logis bagi pengambilan keputusan efisiensi di level manajerial.

2. Buat Anggaran Operasional yang Terkontrol

Tanpa batasan, biaya overhead bisa membengkak karena bersifat fleksibel dan sering dianggap tidak terlalu mendesak. Maka dari itu, pembuatan anggaran overhead yang jelas dan disiplin adalah kunci untuk mengontrolnya.

Penjelasan lebih lanjut:

• Buat kategori anggaran per pos: listrik, air, internet, kebersihan, keamanan, perawatan mesin, dll.
• Tetapkan batas anggaran maksimal per bulan atau per proyek.
• Pantau realisasi dan selisih (deviasi) antara anggaran dan aktual secara berkala.

Tips praktis:

• Buat toleransi maksimal deviasi, misalnya ±10%.
• Jika deviasi terus berulang, lakukan investigasi dan revisi anggaran atau perilaku pemakaian.

3. Automasi Proses Administrasi

Salah satu penyebab biaya overhead membengkak adalah inefisiensi administratif, seperti penggajian manual, permintaan pembelian yang tidak terkontrol, atau pencatatan aset yang tidak terupdate. Solusinya: otomatisasi.

Penjelasan lebih lanjut:

• Gunakan sistem digital seperti Accurate Online untuk menyederhanakan dan mempercepat proses.
• Fitur approval digital bisa menghindari pembelian tidak perlu.
• Otomatisasi penggajian dan pelaporan keuangan menghemat waktu dan menghindari human error.

Hasil yang bisa dicapai:

• Hemat biaya SDM untuk pekerjaan berulang.
• Meningkatkan transparansi dan akurasi pencatatan overhead.

4. Evaluasi Vendor Secara Berkala

Sering kali, perusahaan tetap menggunakan vendor atau penyedia jasa hanya karena “sudah terbiasa”, padahal harga atau kualitasnya tidak lagi kompetitif. Maka, melakukan evaluasi kontrak dan performa vendor secara berkala menjadi strategi penting dalam mengontrol biaya overhead.

Penjelasan lebih lanjut:

• Bandingkan harga dan layanan yang diberikan dengan standar industri atau penawaran baru dari vendor lain.
• Tinjau ulang kontrak sewa gedung, jasa kebersihan, keamanan, logistik, atau IT support setiap 6–12 bulan.
• Negosiasikan ulang harga jika pemakaian meningkat, atau jika pembayaran dilakukan lebih awal.

Manfaat langsung:

• Mengurangi biaya tetap yang besar tanpa mengorbankan kualitas.
• Menumbuhkan hubungan profesional yang saling menguntungkan.

5. Edukasi Tim Tentang Efisiensi

Sebagus apa pun strategi yang kamu susun, jika tidak didukung oleh perilaku efisien dari seluruh tim, hasilnya tidak akan optimal. Oleh karena itu, edukasi dan budaya hemat harus dibangun secara kolektif.

Penjelasan lebih lanjut:

• Sosialisasikan pentingnya penghematan overhead ke semua divisi.
• Contoh: matikan AC saat tidak digunakan, hemat kertas, manfaatkan platform digital untuk komunikasi internal.
• Jadikan efisiensi sebagai indikator kinerja atau KPI tambahan bagi tim operasional.

Cara implementasi:

• Berikan reward kecil untuk tim dengan inisiatif penghematan terbaik.
• Buat papan monitor pengeluaran overhead internal agar semua staf lebih peduli.

Baca juga: Supply Chain Management untuk Perusahaan Manufaktur

Gunakan Software Akuntansi untuk Memantau dan Menganalisa Overhead

Mengontrol biaya overhead tidak bisa maksimal jika masih dilakukan secara manual. Di sinilah peran software akuntansi seperti Accurate Online menjadi sangat penting.

Dengan Accurate Online, kamu bisa:

• Melacak biaya per departemen secara real-time
• Membuat laporan biaya operasional dan membandingkannya dengan anggaran
• Mendeteksi biaya kecil berulang yang sering luput
• Menyediakan dashboard visual untuk analisa tren pengeluaran bulanan

Dengan sistem yang terintegrasi, kamu dapat mengambil keputusan berbasis data, bukan asumsi.

Baca juga: Accurate Online Untuk Perusahaan Manufaktur

Kesimpulan

Mengontrol biaya overhead adalah proses strategis yang harus dilakukan secara berkala. Dengan memahami jenis biaya, mengenali tanda pemborosan, menerapkan strategi efisiensi, dan menggunakan sistem akuntansi digital, kamu bisa menekan beban operasional tanpa mengorbankan kualitas kerja. Hasil akhirnya adalah perusahaan yang lebih sehat secara keuangan dan siap berkembang secara berkelanjutan.

Ingin semua biaya overhead bisnis kamu bisa dilacak dan dikendalikan secara otomatis?

Coba Accurate Online sekarang GRATIS!

Terima kasih sudah membaca artikel ini sampai selesai. Semoga informasi yang saya berikan dapat bermanfaat. Untuk update lainnya, pastikan kamu mengunjungi website Tri Wibowo.