Dalam bisnis dagang, retur adalah kejadian yang hampir pasti terjadi. Barang yang diterima tidak sesuai pesanan, produk rusak saat pengiriman, atau pelanggan berubah pikiran—semua itu bisa memicu proses retur. Tapi sering kali, retur tidak dicatat dengan benar. Akibatnya, stok tidak sesuai, pendapatan salah, dan laporan keuangan jadi tidak akurat.
Di artikel ini, kamu akan belajar bagaimana cara mencatat retur penjualan dan pembelian secara sistematis dan profesional agar laporan bisnis tetap rapi, akurat, dan mudah diaudit.
Apa Itu Retur Pembelian dan Retur Penjualan?
Retur terbagi menjadi dua jenis utama:
| Jenis Retur | Definisi | Dampak ke Laporan Keuangan |
|---|---|---|
| Retur Pembelian | Barang yang dikembalikan ke supplier karena rusak, salah kirim, atau tidak sesuai pesanan | Mengurangi nilai persediaan dan hutang pembelian atau mengubah tagihan supplier |
| Retur Penjualan | Barang yang dikembalikan oleh pelanggan karena cacat, tidak sesuai, atau alasan lain | Mengurangi pendapatan penjualan, menambah stok, dan mengubah piutang pelanggan |
Langkah-Langkah Mencatat Retur Pembelian Barang Dagang
1. Verifikasi Barang dan Dokumen Pembelian
Langkah pertama adalah memastikan bahwa barang yang akan dikembalikan benar-benar dibeli dari supplier yang bersangkutan. Cocokkan fisik barang dengan data pada invoice pembelian atau nota penerimaan barang. Pastikan kuantitas, spesifikasi, dan alasan retur tercatat dengan jelas, apakah karena cacat, salah kirim, kedaluwarsa, atau tidak sesuai pesanan.
2. Buat Dokumen Retur Pembelian
Dokumen retur ini bisa berupa nota retur atau form pengembalian barang. Dokumen ini harus mencantumkan detail barang yang dikembalikan, nomor invoice asal, tanggal transaksi, dan alasan retur. Ini penting sebagai bukti sah yang digunakan untuk pencatatan jurnal, pengurangan stok, dan pengajuan retur ke supplier.
3. Kurangi Stok Secara Otomatis / Manual
Setelah retur disetujui, barang harus dikeluarkan dari gudang. Bila menggunakan sistem akuntansi seperti Accurate, pengurangan stok terjadi otomatis. Tapi bila manual, staf gudang harus mencatat keluar barang di kartu stok atau sistem Excel. Validasi juga perlu dilakukan untuk memastikan fisik barang benar-benar keluar.
4. Catat Pengurangan Hutang atau Permintaan Penggantian
Jika barang sudah dibayar, maka nilai retur akan mengurangi hutang usaha dan dicatat sebagai pengembalian dana. Jika belum dibayar, supplier biasanya menerbitkan nota kredit atau menggantikan dengan barang baru. Semua ini wajib dicatat di jurnal pembelian agar posisi hutang dagang tetap akurat.
Baca juga: Cara Mengontrol Biaya Operasional Perusahaan Dagang
Langkah-Langkah Mencatat Retur Penjualan Barang Dagang
1. Terima dan Periksa Kondisi Barang dari Pelanggan
Pastikan barang yang dikembalikan memang berasal dari penjualan yang tercatat sebelumnya. Cocokkan dengan nomor invoice pelanggan, kuantitas, dan kondisi barang. Apakah barang masih layak jual? Apakah pelanggan mengembalikan karena cacat, kesalahan pengiriman, atau alasan lain?
2. Buat Nota Retur Penjualan
Nota ini menjadi dasar sah untuk mencatat transaksi pengurangan pendapatan penjualan, koreksi piutang, dan penambahan stok. Informasi penting di dalamnya termasuk tanggal retur, referensi invoice penjualan, jumlah barang, nilai retur, dan alasan pengembalian.
3. Tambahkan Stok Kembali ke Gudang
Bila barang yang dikembalikan masih bisa dijual, maka langsung dimasukkan kembali ke dalam stok barang dagang. Bila kondisinya rusak atau tidak layak, maka harus diklasifikasikan sebagai “barang rusak” atau “scrap”. Di Accurate, kamu bisa mengatur kategori ini agar tidak mencampur stok barang yang siap jual.
4. Kurangi Piutang atau Lakukan Pengembalian Dana
Jika pelanggan belum melunasi invoice, maka nilai retur akan mengurangi jumlah piutang yang masih tercatat. Bila sudah lunas, kamu bisa memilih untuk mengembalikan uang (refund) atau memberikan saldo kredit untuk transaksi berikutnya. Pilihan ini tergantung kebijakan layanan pelanggan di perusahaan kamu.
Baca juga: Cara Menentukan Harga Jual Barang Dagang yang Menguntungkan
Perbandingan Dampak Retur Pembelian vs Penjualan
| Aspek | Retur Pembelian | Retur Penjualan |
|---|---|---|
| Tujuan Retur | Supplier menerima kembali barang yang dikembalikan karena rusak, cacat, kelebihan jumlah, atau tidak sesuai dengan pesanan pembelian awal. | Pelanggan mengembalikan barang karena tidak sesuai spesifikasi, rusak, tidak berfungsi, atau tidak dibutuhkan lagi. |
| Pihak yang Melakukan | Perusahaan sebagai pembeli mengembalikan barang ke supplier/vendor. | Pelanggan mengembalikan barang ke perusahaan sebagai penjual. |
| Dampak pada Stok | Jumlah stok berkurang karena barang yang sudah tercatat masuk gudang akan dikembalikan ke supplier. | Jumlah stok bertambah kembali jika barang masih dalam kondisi baik dan dapat dijual kembali. Jika tidak, masuk ke akun barang rusak (scrap inventory). |
| Dampak pada Laporan Keuangan | Mengurangi nilai akun pembelian dan/atau hutang dagang. Jika pembelian sudah dibayar, akan dicatat sebagai klaim atau pengembalian dana dari supplier. | Mengurangi pendapatan penjualan dan memengaruhi piutang. Jika sudah lunas, bisa menjadi utang perusahaan ke pelanggan (harus refund). |
Pentingnya Software Akuntansi dalam Mencatat Retur
Pencatatan retur secara manual sangat rentan terhadap kesalahan: bisa dobel input, lupa catat, atau tidak sesuai stok. Selain itu, retur juga berdampak langsung ke laporan keuangan, stok, dan arus kas.
Software seperti Accurate Online sangat membantu proses ini:
- Retur otomatis tercatat ke jurnal keuangan dan stok barang
- Menghindari human error dalam input dan perhitungan
- Menyediakan laporan pembelian & penjualan yang sudah disesuaikan
- Semua data tersimpan rapi dan siap audit kapan pun
Dengan sistem yang rapi, proses retur tidak akan mengganggu kestabilan laporan bisnis kamu.
Baca juga: Software Akuntansi Perusahaan Dagang Terbaik Di Indonesia
Kesimpulan
Retur pembelian dan penjualan adalah bagian penting dari aktivitas perusahaan dagang. Jika dicatat dengan benar, tidak akan menimbulkan kekacauan dalam stok atau laporan keuangan. Sebaliknya, jika diabaikan atau dicatat sembarangan, bisa menimbulkan ketidaksesuaian laporan, rugi yang tidak terdeteksi, bahkan masalah audit.
Gunakan Accurate Online untuk memastikan proses retur kamu terkelola otomatis, real-time, dan akurat. Semua transaksi langsung masuk ke jurnal, stok, dan laporan keuangan tanpa perlu input manual berulang.
Ingin proses retur di bisnis kamu lebih tertib dan laporan keuangan tetap akurat?
Gunakan Accurate Online dan nikmati pencatatan otomatis yang rapi dan mudah diaudit.
Terima kasih sudah membaca artikel ini sampai selesai. Semoga informasi yang saya berikan dapat bermanfaat. Untuk update lainnya, pastikan kamu mengunjungi website Tri Wibowo.
